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E-Mail-Knigge Neun passiv-aggressive Sätze – und was Sie darauf erwidern
Tag für Tag werden weltweit über 280 Milliarden E-Mails verschickt. Im Berufsleben sind sie unverzichtbar geworden, sie ersetzen vielerorts die direkte Kommunikation. Es ist kein Wunder, dass auch Konflikte immer wieder auf diesem Wege ausgetragen werden.
Besonders schwierig sind passiv-aggressive Vorwürfe via E-Mail. Als Adressat ist man sich oft unsicher, wie sie zu interpretieren sind – und nicht selten lösen sie einen ganzen Rattenschwanz an nachfolgenden Mails aus. Missverständnisse sind vorprogrammiert.
Im heutigen Verständnis von lösungsorientierter Kommunikation gilt es als vorbildlich, wenn alles an- und ausgesprochen wird. Deswegen sind passiv-aggressive Sätze besonders schwierig zu kontern – als Faustregel gilt: Bekämpfen Sie nicht Feuer mit Feuer, schenken Sie Vorwürfen in Nebensätzen keine Beachtung, sondern konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
Adobe hat in einer Umfrage nun die häufigsten passiv-aggressiven Sätze in E-Mails ermittelt. Und die Sozialarbeiterin und Buchautorin Signe Whitson hat dem US-Magazin Businesss Insider verraten, was man am besten darauf erwidert.
1. Ich bin nicht sicher, ob Sie meine letzte E-Mail erhalten haben
Soll natürlich heissen: «Wieso haben Sie noch nicht darauf reagiert?» Am besten ist es, man antwortet charmant mit einem: «Herzlichen Dank, ich habe Ihre letzte E-Mail erhalten.»
2. Wie bereits in meiner letzten Nachricht geschrieben ...
Bedeutet übersetzt: «Wie oft muss ich das denn noch sagen?» Auch hier bietet sich eine sachliche, aber höfliche Erwiderung an: «Danke für den Reminder.»
3. Wie bereits mündlich besprochen ...
Das kann auch einfach ein unverfänglicher Einstieg in eine Nachricht sein und ein Anknüpfen an ein Gespräch. Oder auch eine nervige, weil überflüssige Erinnerung. Am besten ist es, man geht von ersterem aus und bedankt sich für die Zusammenfassung.
4. Gibt es Updates?
Die Aussage, man komme zu langsam vom Fleck mit seiner Arbeit, muss ganz und gar nicht als vorwurfsvoller Hinweis gemeint sein. Oftmals haben wir unzählige Projekte, die gleichzeitig laufen – da geht mitunter der Überblick verloren. Es kann also auch einfach eine berechtige Nachfrage nach dem aktuellen Stand der Dinge sein – und darum empfiehlt sich auch eine ebenso pragmatische Antwort, in der man die Neuigkeiten bekannt gibt oder knapp mitteilt, dass es keine News gibt.
5. Sorry, dass ich schon wieder schreibe...
Das kann man interpretieren als: «Jetzt schreib doch mal zurück!» Es lohnt sich aber, sich nicht über den kleinen Hinweis zu ärgern, sondern sich kurz beim anderen für beide Mails zu bedanken und eine baldige Antwort in Aussicht zu stellen.
Oder man akzeptiert die Entschuldigung (die wahrscheinlich gar nicht als solche gemeint war): «Kein Problem, ich nehme Ihre Entschuldigung gerne an.»
1. Bewusst abschalten: Ortsunabhängig zu arbeiten bedeutet oftmals, ständig erreichbar zu sein. Definieren Sie Ihre Arbeitszeiten und seien Sie ausserhalb von diesen nicht erreichbar. Schalten Sie Push-Nachrichten auf dem Handy aus und aktivieren Sie allenfalls eine Abwesenheitsmeldung in Ihrer E-Mail. Notieren Sie sich kurz vor Feierabend die offenen Punkte für den nächsten Tag – das macht den Kopf frei für den Abend und erleichtert den Einstieg am nächsten Morgen.
Bild: Keystone/Martin Ruetschi
2. Ablenkungen eindämmen: Obwohl auch die Kollegen im Büro die Konzentration stören können, sind die Reize beim Arbeiten unterwegs meist vielfältiger. Besorgen Sie sich gute Ohrstöpsel und wählen Sie Ihren Arbeitsplatz gezielt. Vermeiden Sie die Hauptverkehrszeiten, wenn Sie mit dem öffentlichen Verkehr reisen.
Bild: Keystone/Gaetan Bally
3. Den Schatten suchen: An der frischen Luft zu arbeiten mag toll sein. Die Sonne sollten Sie aber vermeiden. Ständige Sonneneinstrahlung auf dem Bildschirm schadet Ihren Augen und führt zu Verspannungen und Kopfschmerzen. Und niemand beneidet Sie um einen Sonnenbrand, selbst wenn er bei der Arbeit entstanden ist.
Bild: Keystone/Ben Margot
4. Die Augen entspannen: Schrauben Sie die Bildschirm-Helligkeit hoch. Klare Kontraste sind weniger anstrengend. Schauen Sie von Zeit zu Zeit in die Ferne, damit Ihre Augen nicht rund um die Uhr auf 50 Zentimeter Distanz fokussieren.
Bild: Keystone/Sina Schuldt
5. Sich eine Auszeit gönnen: Auch wenn Sie gerade mittendrin sind und die Arbeit wie von alleine fliesst: Machen Sie mal Pause. Alle 25 Minuten fünf Minuten kurz aufstehen, Nacken dehnen oder ein paar Schritte gehen.
Bild: Keystone/Martin Ruetschi
6. Haltung bewahren: Eine gerade Sitzposition beugt Rückenproblemen vor. Im Zug können Sie beispielsweise die Tasche oder ein Buch unter den Laptop legen. Telefonieren Sie mit einem Headset statt das Smartphone zwischen Schulter und Ohr einzuklemmen. Rücken und Nacken werden es Ihnen danken.
Bild: Keystone/Patrick Pleul
7. Tragen statt schleppen: Da Sie Ihr Büro immer mit dabei haben, besorgen Sie sich eine Tasche oder einen Rucksack, in dem Sie auch etwas mehr Gewicht bequem transportieren können. Taschen mit nur einem Tragegurt sind für das Transportieren des Laptops auf Dauer ungeeignet respektive belasten den Rücken einseitig.
Bild: Keystone/Gaetan Bally
8. Teamgeist erhalten: Fixpunkte als Team sind wichtig. Vereinbaren Sie regelmässige Teamsitzungen, auch wenn Sie sich dazwischen wochenlang nicht sehen. Teilen Sie Wertschätzung und Kritik mit und fragen Sie die anderen Teammitglieder nach ihrer Meinung zu Aufgaben und Problemen. So entsteht ein Wir-Gefühl trotz geografischer Trennung.
Bild: Keystone/Gaetan Bally
9. Biorhythmus nutzen: Sie können arbeiten, wann und wo sie wollen? Lerchen geben am Morgen Vollgas, Eulen kommen nachts in Fahrt. Nutzen Sie Ihren Biorhythmus und arbeiten Sie dann, wenn Sie am leistungsfähigsten sind. So können Sie sich dazwischen optimal erholen und wichtige Reserven sparen.
Bild: Keystone/Christian Beutler
10. Ausgleich schaffen: In Ihrer arbeitsfreien Zeit sollten Sie sich aktiv erholen. Lieber im Wald spazieren statt auf der Couch fernsehen. Ein Essen mit Freunden ist besser als mit den virtuellen Kontakten zu chatten. Arbeiten in den Ferien ist ein Tabu, und nach Feierabend legen Sie das Handy auch mal weg. Das Zauberwort heisst Digital Detox, digitale Entgiftung.
Bild: Mario Stübi
6. Mit Bitte um Rückmeldung (oder: Um Antwort wird gebeten)
Eine meist überflüssige Phrase, die häufig der Form halber angehängt wird und eigentlich veraltet ist. Am einfachsten ist es, in einer kurzen Antwort eine baldige Rückmeldung in Aussicht zu stellen. Damit signalisiert man, das Anliegen zur Kenntnis genommen zu haben.
7. Wie bereits erwähnt ...
Ähnelt Punkt zwei. Auch hier fährt man gut, wenn man sich kurz für den Reminder bedankt, anstatt süffisant oder genervt zu antworten. Auch wenn einem eine sarkastische Aussage wie – «Ach, das haben Sie bereits erwähnt? Ich habe nicht zugehört, weil Sie immer so viel belangloses Zeug reden» – in diesem Moment mehr Freude machen würde.
8. Wie besprochen ...
Dabei handelt es sich in den meisten Fällen lediglich um eine Floskel. Allenfalls wird darauf hingewiesen, dass man etwas mündlich schon einmal angeschnitten habe. Am besten ist es, gar nicht erst darauf einzugehen – oder sich knapp für die Zusammenfassung oder den Hinweis bedanken.
9. Ich hänge es zur Sicherheit nochmals an
Vielen Dank für den Anhang – mehr gibt's dazu nicht zu sagen.
Wenn Sie die anhaltend vorwurfsvolle Art eines Mitarbeitenden beschäftigt, regelmässig nervt und Ihnen die Stimmung vermiest, ist ein klärendes Gespräch in den meistem Fällen die beste Lösung. Fragen Sie die andere Person ganz direkt, ob sie Ihnen gegenüber einen Groll hege oder ob Sie etwas anders machen könnten.
Meist wird die Kommunikation dadurch etwas achtsamer.
Eine Selbstverständlichkeit: Tastaturtöne ausschalten – Was beim Bancomat nervt, lässt sich beim Handy unterbinden: Menschen mit einer Sehschwäche benötigen die Tastaturtöne als Hilfe beim Schreiben, alle übrigen schalten sie aus.
Bild: Getty
Push-Meldungen von News-Websites: Falls Sie als News-Junkie so etwas brauchen, dann bitte ohne Benachrichtigungstöne. Alle anderen am besten ganz ausschalten.
Bild: Getty
Benachrichtigungen selektiv aktivieren: Manche Meldungen von Social-Media-Plattformen sind wichtig, andere nicht. WhatsApp, SnapChat und der Facebook-Messenger darf, die Facebook-App oder Twitter hingegen nicht. Direkte Nachrichten von Mensch zu Mensch sind schliesslich wichtiger als Likes und Kommentare.
Bild: Getty
Damit die wichtigsten Menschen Sie trotzdem erreichen: Die «Nicht Stören»-Funktion auf iOS (Halbmond-Icon) ermöglicht, nur für Ihre persönlichen VIPs erreichbar zu sein.
Bild: Swisscom
Die Smartphone-Nutzung reflektieren: Apps wie Menthal Score oder Quality Time zeigen Ihnen, wie und wann Sie Ihr Smartphone täglich nutzen. Sie werden Augen machen.
Bild: Menthal Score
Aufmerksamkeit auf Knopfdruck: Mit dem kostenpflichtigen Service der iOS-App Moment haben Sie technische Möglichkeiten zur Medienregulierung in der Familie. Aber denken Sie daran: Gespräche und die Begleitung in Person sind wichtiger als unpersönliche technische Massnahmen.
Bild: Keystone/Christof Schürpf
Die Familiengeräte im Griff haben: Der kostenpflichtige Service Screen Time ermöglicht plattformübergreifend die mütterliche oder väterliche Kontrolle und Manipulierung der Geräte der Kinder. Eine gute Medienerziehung baut jedoch vor allem auf Gesprächen und auf Vertrauen. Reden Sie mit Ihren Kindern auf Augenhöhe über ihre Mediengewohnheiten.
Bild: Getty
E-Mail zu bestimmten Zeiten bearbeiten: Auch via E-Mail muss man nicht ständig erreichbar sein. Ein Hinweis zu Ihren E-Mail-Öffnungszeiten in der Signatur oder via Auto-Reply ermöglicht mehr Konzentration bei der Arbeit.
Bild: Getty
Manchmal auch ganz offline gehen: Die ultimative Funktion, um sich vom allfälligen Störenfried Smartphone abzugrenzen, heisst Flugmodus.
Bild: Getty
Achtsamkeit gegenüber Melatonin: Der Blau-Anteil im Bildschirmlicht hemmt die Produktion von Melatonin. Für den Körper heisst das: wach bleiben! Nutzen Sie die Funktion, die ab Sonnenuntergang das blaue Licht wegfiltert (Apple: «Night Shift»; Android: «Blaufilter»).
Bild: Getty
Die «Brain-App» einschalten: Ihr Gehirn – Reflektieren Sie bei jeder Berührung des Smartphones, warum Sie es nutzen wollen, und ob es wirklich wichtig ist. Vielleicht wäre es wertvoller, offline mit Ihrem Kind zu spielen.
Bild: Getty
